Artiklar för Expert Network

Under åren 2016–2019 samarbetade IDG med ett antal utvalda experter inom IT. De skrev artiklar om "spaningar", och artiklarna publicerades i tidningar som CIO Sweden, Computer Sweden och TechWorld.

Under 2024 bytte IDG publicerings­system, och de flesta artiklarna plockades då bort från deras webbplatser. De artiklar som Mejsla bidrog med till Expert Network publiceras nu här på Mejslas webbplats med tillåtelse från IDG.

Därför tar uppgifter ofta längre tid än du tror

Vilket är mest sannolikt, att en uppgift tar 50 % längre tid än uppskattat eller att den tar 50 % kortare tid än uppskattat? De allra flesta inser att det i regel är större sanno­likhet att det tar längre tid, men många förstår varken orsaken eller konsekvenserna av den insikten. När de har fått det förklarat för sig har reaktionerna varierat från ren över­raskning till aha-upplevelse.

Ett målande exempel

Tänk er en utvecklare som blir ombedd att uppskatta tiden för en uppgift. Om utvecklaren över huvud taget har möjlighet att svara på frågan så borde svaret vara en sannolikhets­fördelning eller en jäm­förelse med något annat, men de flesta utvecklare försöker snällt svara med det troligaste värdet, till exempel 4 dagar.

Antag nu, för resonemangets skull, att utvecklaren får tio uppgifter som alla uppskattas till 4 dagar, och att uppgifterna är oberoende av varandra. Hur lång tid borde det ta för utvecklaren att lösa alla tio uppgifterna? Visst anar man att svaret inte är 40 dagar?

Men om man, fortfarande för resonemangets skull, även antar att utvecklaren

• inte har varit optimistisk i sina bedömningar,
• inte har försökt pressa svaren för att göra sin projektledare (kortsiktigt) nöjd,
• inte får nya krav och inte själv ökar ambitions­nivån,
• inte blir avbruten utan ges utrymme att fokusera ordentligt och
• inte drabbas av Parkinsons lag (”en arbets­uppgift kommer att utvidga sig så att den fyller den tid som är tillgänglig för att utföra den”),

kan man då fortfarande hävda att 40 dagar är en dålig bedömning?

Svaret är ja, det kommer förmodligen att ta mer än 40 dagar, och det finns två viktiga orsaker till det:

1. Det handlar inte om en normal­fördelning och för­delningen är inte symmetrisk, eller (som vi uttryckte det inledningsvis); det är mer sannolikt att en uppgift tar 50 % längre tid än att den tar 50 % kortare tid.
2. Det är skillnad på typ­värde och vänte­värde, eller på vanlig svenska; det ”vanligaste värdet” är inte samma sak som ”den tid man kan förvänta sig att det kommer att ta i snitt”.

Vad innebär det här konkret för vår utvecklare? Jo, till exempel att fyra av upp­gifterna blir lösta enligt upp­skattning, på 4 dagar vardera. Dessutom tar en av upp­gifterna bara 3 dagar. Men två av upp­gifterna tar 5 dagar och de resterande tre upp­gifterna 6, 7 respektive 8 dagar.

Notera att det vanligaste värdet är 4 dagar, men att det totalt tog 50 dagar, det vill säga i genomsnitt 5 dagar per uppgift. Det är 25 % mer än 4 dagar!

Självklart kan procentsatsen variera, och det finns inte heller någon formel för att räkna ut en perfekt sannolikhets­fördelning (en del använder speciella varianter av beta­fördelningar som en pragmatisk approximation). Poängen kvarstår hur som helst; när det gäller tids­uppskattningar är vänte­värdet större än typ­värdet.

Kunskap och övning ger färdighet

Idag finns det en rörelse som är emot tids­uppskattningar, med #NoEstimates i täten, och det finns många bra argument för att vara sparsam med tids­uppskattningar. Samtidigt finns det ibland relevanta behov av tids­uppskattningar. Det kan till exempel handla om att planera utifrån uppgifter som beror på varandra.

Tidsuppskattningar är ett helt kompetens­område i sig, och om det ingår i ens yrke att göra uppskattningar är det värt att läsa på eftersom det finns mycket som kan göra uppskattningarna bättre. Dessutom är det givetvis viktigt med erfarenhet. Öva gärna även när ingen har efterfrågat en uppskattning. Lägg några minuter på att uppskatta en uppgift, och jämför sedan med utfallet. Försök förstå vad som gick rätt eller fel. Du kommer att träffa hyfsat rätt allt oftare. En bra uppskattning beror inte bara på tur, eller som Ingemar Stenmark lär ha sagt, ”ju mer jag tränar, desto mer tur har jag”.

Denna artikel publicerades ursprungligen hos IDG i augusti 2018.
Författare: Karl Dickson